مهارة إدارة الوقت والتخطيط | سمة من سمات العصر الحديث

0 تعليق ارسل طباعة تبليغ حذف

 يُعرف مصطلح إدارة الوقت باللغة الإنجليزية بـ"Time Management" ولا يستشعر الإنسان مدى أهمية الوقت إلا بعد فوات الأوان، فالوقت كنزاً ثميناً لمن يُدرك كيف يُمكن استثماره وتنظيمه، واستغلاله بما يُفيد، وتجنب إهداره، كما أنه سمة عصرية حديثة من سمات عالمنا المتقدم، لذا جاء مفهوم إدارة الوقت ليُقدم لنا الحل الأفضل والطُرق المُثلي لتنظيم، وإدارة الوقت، ولتنبيه الآخرين عن عدم الاستمرار بإهدار الوقت، وكيف يُمكن الاستفادة منه واستغلاله في تلبية حاجاتهم التي تزداد يوماً تلو الآخر.

بالحديث عن مفهوم على إدارة الوقت، يُعرف بأنه فرع من الفروع التي يهتم بها علم الإدارة، والذي يهدف لاستثمار الوقت بأفضل طريقة ممكنة للاستفادة منه بمجهود أقل، وبكفاءة عالية، كما أن استغلال الوقت والاستفادة منه يُعد من صفات المدير الناجح، وهو العامل الأساس الذي يُصنف المدير الناجح عن غيره، كما أن سمة إدارة الوقت وتنظيمه من أفضل الطرق لتحقيق الأهداف والنجاحات المطلوبة.

ما هي مهارات إدارة الوقت

  • التخطيط الجيد : أحد الوسائل الهامة التي يجب أخذها في عين الاعتبار لاستثمار الوقت والكف عن إهداره هو التخطيط الجيد، وهو مهارة لا تقل أهمية عن المهارات الأخرى التي يتقنها الأفراد، فمن النادر أن نجد أشخاصاً يمتلكون هذه المهارة وينفذون خطواتها بشكلها الفعال. يرى البعض أن هذه المهارة تتطلب جهوداً كبيرة، كما يعتبرها البعض مهارة معقدة بعض الشيء، ولكن هناك من يرى أنها أسهل من صناعة كوباً من الشاي لتحديد أولوياته، وواجباته، وتنفيذها ضمن خطط مرسومة على المدى القصير أو المدى الطويل.
  •  تنظيم الوقت: يُعد تنظيم الوقت من المهارات الأساسية التي تشمل استيعاب المتغيرات وتنظيمها، لمواكبة طموحات الأفراد، ولكي تساير أهدافهم وسُلم أولوياتهم.
  • الأولويات أولاً: وفقاً لما بدر من رواد وخبراء علم الإدارة، وجدوا أن هناك بعضاً من المعايير التي تساعد على تحديد الأولويات التي يجب البَدْء فيها في وقت محدد، وتقوم تحديد الأولويات على تحديد المهمات المهم تدريجياً والبدء بتنفيذها مع العمل على تأجيل المهام قليلة الأهمية مقارنة بغيرها.
  • مهارة التوجيه
  • مهارة المتابعة والتنفيذ
  • مهارة التقييم

ما هي وسائل إدارة الوقت؟ 

  • وسائل تقنية، تتمثل بالعمليات الحسابية الآلية، والتسجيلات الصوتية، والماسح الضوئي، والرسائل والمفكرات الإلكترونية.
  • وسائل غير تقنية، وتشمل الوسائل الشخصية، كالسجلات الورقية، والمذكرات المكتبية، والاعتماد على المساعدين الآخرين، كالسكرتير الشخصي، والنائب البديل للمدير.

ما هي أهمية إدارة الوقت؟  

  • تُساعد على رفع مستوى الإنتاجية
  • ترفع من مستوى إنجار المهام المطلوبة
  • تعمل على إيجاد حلول للمشاكل المستجدة بمجهودات أقل
  • تُحقق الاستقرار في العديد من مناحي الحياة كالاستقرار النفسي، والعاطفي، والاجتماعي
  • تُخلص الإنسان من ضغوطات العمل، لتُشعره بالسعادة
  • تعمل على الحد من إهدار الوقت وتؤدي إلى أفضل نتائج خلال وقت قصير
  • تعمل على تحقيق التنمية الذاتية
  • تٌساعد على تحقيق الأهداف الشخصية

ما هو التخطيط؟

يُعرف التخطيط بأنه القدرة الكاملة على وضع الخطة للمُضي قدماً من نقطة البداية وصولاً للهدف المراد تحقيقه وهو نقطة النهاية، مع الآخذ بعين الاعتبار كافة المستجدات والمشاكل التي تعترض طريقة لتحقيق الأهداف المراد الوصول إليها، والاستناد على البدائل في حال مواجهة بعض المعضلات، ووضع تصورات حالية ومستقبلية للمشاكل التي قد تطرأ والعمل على احتوائها وحلها بأفضل الطرق.

خطوات التخطيط  

  • تحديد الأهداف: ويُقصد به تحديد النُقطة المُراد الوصول إليها بعد رسم الخطط، ومن شروط الأهداف أن تكون مناسبة للواقع، ويُمكن تحقيقها، وتتناسب مع القدرات الموجودة، والإمكانيات المتاحة، وسهول تقييمها، وتوضيح معدل دقتها.
  • جمع البيانات: في هذه المرحلة يتم جمع البيانات بعد تحديد الأهداف، والمهارات، والإمكانيات المتاحة، والتعرف على نِقَاط الضعف والقوة حتى يتم تفاديها وإصلاح ما يُمكن باللجوء إلى مقاييس تتميز بالشفافية والوضوح مع الذات.  
  • وضع الفرضيات: يُقصد بها وضع الاحتمالات والمعضلات التي من الممكن مواجهتها أثناء السير لتحقيق الأهداف، كما تُشير إلى الآلية التي يجب إتباعها في حال واجهت بعض المشاكل والمتغيرات الواقعية؛ لتحسينها وتطبيق كما هو مخطط لها.
  • وضع البدائل: وجود أكثر من خطة بديلة أحد الأُسس التي تقوم عليها عملية التخطيط، ففي حال حدوث معوقات، أو أسباب أدت إلى فشل الخطة الأولى، تكون الخطة البديلة تحمل أهدافاً تتناسب مع أهداف ما سبقها من خطط.  
  • التنفيذ: في هذه الخطوة يتم تنفيذ العمل على عدة مراحل.  
  • التقييم: هي العملية التي تتزامن مع التنفيذ في نهاية كل مرحلة، ودائماً ما يكون التقييم لقياس مدى تحقيق الأهداف وجدوى الخطة الموضوعة.

ما هي أهمية التخطيط؟

  • يُساعد التخطيط على تحديد الأهداف المراد تحقيقها، ويتم صياغتها على شكل نِقَاط لتسهيل الوصول إليها بالتدريج وإنجازها بأقل مجهود.
  • يساهم في معرفة نِقَاط القوة والضعف والعمل على وضع الحلول المناسبة
  • يُساعد التخطيط في تحديد الاحتياجات اللازمة لتحقيق الأهداف المرسومة، كالمال، والوقت، والأيدي العاملة، والجهود، والنتائج المتوقع الوصول إليها.
  • يُساعد التخطيط في تحديد الأولويات وتنظيم الوقت
  • يمنحك التخطيط القدرة الكاملة على اتخاذ القرارات الصائبة، كما ويمنحك القدرة على التأني والحد من اتخاذ القرارات التي تتسم بالعشوائية.

الخلاصة:

نحتاج إلى التخطيط وتنظيم وإدارة الوقت، ليس فقط في الأعمال المكتبية، والمؤسسات والشركات، بل في كل مجالات الحياة، فعند العزم على تزيين المنزل، نحتاج للتخطيط، وعن وجود نية للتسوق وشراء الأدوات الإلكترونية، والملابس، وغيرها نحتاج للتخطيط.

والجدير التنويه عليه هنا، أن إجراء عملية التخطيط أمراً هاماً في جميع أعمالنا سواء المنزلية أو المكتبية، فعلى سبيل المثال، عند وجود نية لشراء جهاز لوحي متطور، يجب تحديد الهدف من شراءه، ودراسة البدائل المتاحة في الأسواق، ومعرفة المواصفات التي يتمتع بها كل جهاز، ومعرفة الاحتياجات المادية، وميزات كل جهاز عن غيره، أليس كذلك؟ هل ترغب في تصفح دليل الأجهزة اللوحية والتعرف على مواصفاتهم الخيالية؟ انقر هنا

0 تعليق